5 banalnie prostych rozwiązań, które pozwoliły oszczędzić kupę kasy

#1. UPS nie skręca w lewo

W 2004 roku jedna z największych firm kurierskich świata postanowiła w całkiem niecodzienny sposób zoptymalizować koszty swojego funkcjonowania. W większości firm proces ten wygląda tak, że prezes zwołuje spotkanie z pracownikami, przychodzi w stroju żałobnym, przez godzinę opowiada jak to firma walczy o przetrwanie, oznajmia, że w związku z tym przez najbliższe sto lat nie planuje żadnych podwyżek, po czym kończy spotkanie, wsiada do swojego bmw i jedzie na lotnisko, żeby zdążyć na samolot na Bali. W UPS odbyło się to nieco inaczej.
Po kilku latach analizowania (a przez „analizowanie” rozumie się „śledzenie”) tras kierowców, inżynierowie UPS doszli do przełomowego wniosku, że dużą część kosztów przedsiębiorstwa generuje lewa strona. Nie chodzi o to, że część pracowników zbyt często dopraszała się o firmowe benefity – po prostu skręcanie w lewo podczas rozwożenia paczek powoduje szereg dodatkowych komplikacji.
Po pierwsze, skręcanie w lewo jest bardziej niebezpieczne. Konieczność przecięcia jezdni z oboma kierunkami jazdy naraża kierowcę na dodatkowe niebezpieczeństwo i zwiększa ryzyko stłuczki. Stłuczka z kolei oznacza naprawę auta, przymusowy postój.

Tylko że nie trzeba nawet uszkadzać auta, by tracić kasę. Wystarczy stać na skrzyżowaniu i czekać w nieskończoność aż zapali się zielone światło lub jakiś uprzejmy kierowca zdobędzie się na akt łaski i wpuści skręcającego. Czekanie aż to się stanie to strata paliwa i cennych minut, które w branży logistycznej traktowane są na równi ze złotem.
Inżynierowie UPS znaleźli na to radę. Obliczyli oni, że kurierom UPS będzie się bardziej opłacało skręcić kilka razy w prawo, czyli płynnie i zgodnie z ruchem ulicznym, niż stać i czekać na możliwość jazdy w lewo. W związku z tym kurierzy liczącej prawie 100 tysięcy aut floty otrzymali zalecenie, by w lewo skręcać możliwie najrzadziej. Brzmi absurdalnie, ale jeden z kurierów UPS powiedział w wywiadzie, że 90% skrętów, które wykonuje, to skręty w prawo. Natomiast UPS twierdzi, że od momentu wejścia w życie tego dekretu do 2012 roku firmie udało się zaoszczędzić prawie 40 milionów litrów paliwa oraz 100 tysięcy ton dwutlenku węgla.
- Dlatego uwielbiam inżynierów i ich chęć ciągłego ulepszania różnych rzeczy – powiedział jeden z wiceprezesów.

#2. Mucha w kiblu

Sikanie to jedna z najbardziej naturalnych rzeczy, które stanowią część człowieka. Jak oddychanie, spanie czy niechęć do podejmowania wysiłku. Kobietom przychodzi ono łatwiej choćby z tego względu, że kobieta nie ma możliwości kontrolowania swojej sikawki. Siada i rzeczy dzieją się. U mężczyzn wygląda to trochę inaczej. Przed przystąpieniem do rzeczonej czynności, o której autor postara się nie pisać zbyt obrazowo, mężczyzna musi się przygotować. Nie wnikając zbytnio w szczegóły techniczne, wymaga to czasami większej koncentracji, niż można by było początkowo sądzić. Czasem się nie udaje i mężczyzna opryskuje okolice wokół sedesu czy pisuaru. Dla większości ludzi jest to obrzydliwa sytuacja. Tym większą odrazę czują osoby, które muszą sprzątać po mężczyznach, którzy jako chłopcy nie bawili się prowizorycznymi łukami.
Ale spokojnie, jest na to patent!
Banalnie prosty, lecz całkiem zmyślny. Wystarczy nakleić muchę na sedes lub pisuar. I tyle. Jakimś cudem na widok muchy mężczyzna zmienia się ze Strażaka Sama w precyzyjnego jak obsydianowy skalpel zabójcę.

Widząc muchę w sedesie, mężczyzna zaczyna podświadomie myśleć, że pozbycie się owada jest w tym momencie jego najważniejszym zdaniem. I zgodnie ze swoim pierwotnym instynktem – który z jakiegoś powodu każe mu sikać na muchę – przystępuje do realizacji tego zdania, czym sprawia, że koszty utrzymania toalet spadają o 80%. Tak przynajmniej wynika z informacji udzielanych przez przedstawicieli amsterdamskiego lotniska Schiphol, na którym patent z muchą miał rzekomo zostać zastosowany po raz pierwszy w latach 80. Autorem pomysłu miał być z kolei były oficer holenderskiej armii Jos Van Bedoff, który wpadł na swój przełomowy pomysł po tym, jak naoglądał się sikających żołnierzy w latach 60.

- Zdolność wykorzystywania własnych naturalnych umiejętności do pokonania wroga jest kluczowa – tłumaczy Bedof.


Jednocześnie istnieją pewne wskazówki, że patent z muchami stosowano już w czasach wiktoriańskich. Tyle że zamiast wizerunku muchy używano wizerunku pszczoły, co pozwala przypuszczać, że mężczyźni w czasach wiktoriańskich mieli więcej odwagi. Jak by jednak nie było, to to sprytne rozwiązanie przyjęło się i jest stosowane także na innych lotniskach: w Monachium, Singapurze czy Nowym Jorku. Ale co tam lotniska! Dzięki wyimaginowanym muchom powstała nisza na biznes, którą dzisiaj wypełnia firma Urinalfly produkująca naklejki z muchami, także świecące w ciemności. „Bo mężczyźni nie lubią zapalać światła w nocy”.

#3. Niechciane oliwki

Jednym z najczęściej przytaczanych przykładów optymalizacji kosztów w firmie jest przykład amerykańskich linii lotniczych American Airlines. Wśród ludzi zajmujących się ciekawostkami krąży nawet opinia, że jak nie masz u siebie na stronie tej informacji, to jesteś biedak i nikt nie zaprosi cię na bankiet.
Linie lotnicze American Airlines postanowiły optymalizować koszty w latach 80. Miało to miejsce jeszcze zanim UPS doszło do swoich przełomowych wniosków o lewej stronie, więc American Airlines musiały wymyślić coś innego niż zalecanie pilotom, by w lewo skręcali tak rzadko, jak to tylko możliwe.
Prezesem AA (nie mylić z klasą energetyczną lodówek) był wówczas Robert Crandall. W tym momencie trzeba wspomnieć, że Crandall jest dzisiaj legendą środowiska lotniczego, zdobywcą nagród oraz człowiekiem, dzięki któremu branża wprowadziła wiele innowacyjnych rozwiązań. To z jego pomocą IBM stworzyło w latach 70. jednolity system rezerwacji lotów dla wszystkich linii lotniczych. To Crandall wpadł na pomysł, by bilety lotnicze kosztowały mniej, jeśli pasażer kupi je wiele miesięcy wcześniej, i to on wymyślił, by nagradzać pasażerów za ich lojalność.

W 1987 roku Crandalla dobiegła informacja, że obsługa samolotu często wyrzuca do kosza niedojedzone oliwki, które zostają w pojemnikach po sałatkach podawanych na pokładzie samolotów. Prezes zlecił więc przeprowadzenie badania, by sprawdzić, ile oszczędności przyniosłoby pozbycie się oliwek z sałatki. W toku badań okazało się, że aż 72% pasażerów samolotu w ogóle nie tyka oliwek. Co więcej, sałatki z oliwkami mieściły się w wyższym progu cenowym. Decyzja mogła być tylko jedna.


Crandall podjął decyzję o całkowitym wycofaniu oliwek z sałatek. Tutaj historia nieco się rozjeżdża, bo niektóre źródła podają, że prezes zarządził, by do sałatki dodawać jedną oliwkę mniej, co miało przynieść oszczędności rzędu 40–100 tysięcy dolarów rocznie (w zależności od źródła) lub 500 tysięcy rocznie w przypadku całkowitej rezygnacji z oliwek. Dla zachowania spójności zostaniemy przy drugiej opcji, bo pierwsza byłaby nielogiczna w stosunku do informacji o progach cenowych sałatki. A poza tym „pięćset tysięcy dolarów” brzmi dużo radośniej niż „od czterdziestu do stu tysięcy”.


Na tym można by w zasadzie zakończyć tę część wpisu, gdyby nie fakt, że jakimś cudem o decyzji Crandalla dowiedzieli się w końcu plantatorzy krzewów oliwnych, którzy najwidoczniej mają jakąś wewnętrzną jednostkę odpowiedzialną za latanie samolotami i kontrolowanie, czy czasem aby któraś linia nie przycina na liczbie oliwek w sałatce. Plantatorzy zagrozili, że zbojkotują linie American Airlines, jeśli oliwki nie wrócą na pokłady samolotów AA. Z historii wiemy, że bojkoty kończą się różnie.


Groźbę tego bojkotu potraktowano poważnie i oliwki wróciły. Nie tak całkowicie, bo tylko dla chętnych, niemniej jednak oliwiarze pokazali, że jako grupa potrafią wywrzeć większy nacisk niż prasa do wytłaczania oliwy.

#4. Lekkie pokwitowanie

Odbieranie pokwitowania z bankomatu nie należy do najprzyjemniejszych przeżyć, bowiem zazwyczaj stanowi potwierdzenie odpływu środków pieniężnych z konta. Bank of America postanowił nieco ulżyć swoim klientom i przez pewien czas nie pomniejszał stanu ich kont po wypłacie gotówki, ot tak, za darmo.


Tak naprawdę Bank of America zmniejszył rozmiar potwierdzeń transakcji zawieranych za pośrednictwem bankomatów. Była to część szeroko zakrojonego planu polegającego na redukcji wykorzystania papieru we wszystkich strukturach banku. Przeorano wszystkie działy; różnego rodzaju formularze i raporty przeniesiono do internetu, korespondencję listową zamieniono na e-maile, zaczęto używać lżejszego papieru i nakazano drukować na nim dwustronnie. Wykorzystanie papieru wewnątrz struktur banku spadło o 32% (ponad miliard stron), co pozwoliło zaoszczędzić 10 milionów dolarów. Dodatkowo redukcji uległy koszty transportu papieru, jego przechowywania i zarządzania, co zaowocowało dodatkowymi 500 tysiącami zielonych prezydentów.
Choć wysiłki podjęte przez Bank of America z pewnością pozytywnie wpłynęły na wyniki finansowe banku, to na niewiele się zdały w kontekście ograniczenia zużycia papieru na całym świecie. Jak wyliczył „The Economist”, w ciągu ostatnich trzydziestu lat zużycie papieru na świecie podwoiło się, co w erze cyfryzacji oraz promocji ekologicznego trybu życia wydaje się zupełnie nielogiczne. Największym konsumentem papieru w Europie w przeliczeniu na jednego mieszkańca jest Belgia. Economist wyjaśnia, że lwią część belgijskiej konsumpcji pochłania brukselska biurokracja, która na potęgę drukuje wszelkiego rodzaju dokumentację w wielu językach. Z kolei Finlandia, Austria, Szwecja czy Niemcy zużywają dużo papieru na opakowania towarów produkowanych wewnątrz tych krajów. Natomiast w amerykańskim mieście Detroit przez pewien czas w ogóle nie używano papieru, nawet do wystawiania aktów zgonu, gdy w 2013 roku w mieście skończył się ten surowiec.

#5. Inżynierowie Toyoty

Inżynieria to fajna sprawa. Dzięki niej można przesuwać granice ludzkich możliwości, zatrudniać humanistów po kosztach czy trollować przeciwników GMO zdjęciami kukurydzy. W przerwach między tym wszystkim można też zmieniać świat.
Toyota należy do przedsiębiorstw, które się nie patyczkują, gdy chodzi o zarządzanie różnymi obszarami działania firmy. Sposoby usprawniania pracy, które firma wypracowała w ciągu wielu lat swojego istnienia, stanowią dzisiaj wzór dla wielu innych firm. Co tam firm – całe branże korzystają dzisiaj z osiągnięć Toyoty! Zmiana podejścia do zarządzania łańcuchem dostaw, którą Toyota zaczęła realizować w latach 60., sprawiła, że model Toyoty jest dzisiaj powszechnie stosowanym modelem na całym świecie. Autor wie, bo pisał pracę dyplomową z zarządzania projektami na ten temat.

W swojej działalności Toyota kieruje się słowem „kaizen”. W języku japońskim oznacza ono „ciągłe doskonalenie”, dlatego firma ciągle szuka nowych rozwiązań, które pozwolą zwiększyć wydajność pracy.


Co się dzieje, gdy Toyota zostanie poproszona o wsparcie charytatywne? Podczas gdy większość firm przekazuje po prostu środki pieniężne lub materialne, Toyota przekazuje inżynierów, by ci zrobili to, co potrafią najlepiej: Usprawnili. Tak jak to miało na przykład miejsce w jednej z nowojorskich jadłodajni dla najuboższych. Zanim weszli do niej inżynierowie Toyoty, czas stania w kolejce wynosił nawet półtorej godziny. Gdy z niej wyszli, czas skrócił się do 18 minut. Podobna sytuacja miała miejsce, gdy wschodnie wybrzeże Stanów spustoszył huragan Sandy. Na Brooklyn zostali wówczas ponownie wysłani inżynierowie Toyoty, którzy skrócili czas przygotowywania paczek dla poszkodowanych z 11 do 3 minut. Wygląda na to, że podejście Toyoty może zrewolucjonizować kolejną dziedzinę życia, gdzie dzielenie się środkami materialnymi zostanie zastąpione dzieleniem się doświadczeniem. A w ogóle to chyba już to się dzieje.

Źródła: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9